Die Staatliche Kunsthalle Karlsruhe suchte nach einer Lösung, um das bislang manuell durchgeführte Adressmanagement von Besucherdaten softwaregestützt effizienter zu gestalten. x:hibit projects wurde damit beauftragt, die Staatliche Kunsthalle Karlsruhe im Rahmen eines Beratungsprojektes bei der IT-Beschaffung, Implementierung und Anwendung einer Lösung zu unterstützen, die die zeitgemäßen Ansprüche an Adressmanagement und Vertriebsorientierung sowie zielgruppenorientiertes, CRM basiertes Marketing abbildet.
x:hibit projects führte eine Bedarfsermittlung- und Feststellung, Markterkundung sowie Wirtschaftlichkeitsanalyse durch und erstellte einen Anforderungskatalog für das einzuführende CRM, auf dessen Basis geeignete Systemanbieter*innen identifiziert wurden. Weiter nahm x:hibit projects das Design der Beschaffung vor, erstellte die gesamten Vergabeunterlagen und prüfte und wertete die eingegangenen Angebote. Für die Anbieterentscheidung führte x:hibit projects gemeinsam mit der Staatlichen Kunsthalle Karlsruhe einen Workshop durch und begleitete den Vergabeprozess bis zum Vertragsschluss. Anschließend begleitete x:hibit im Rahmen des Projektmanagements die reibungslose, zeit- und anforderungsgerechte Implementierung der ausgewählten Lösung und stellte deren erfolgreiche Anwendung, bspw. durch Interviews mit Nutzer*innen der Anwendung, sicher und dokumentierte den Anpassungsbedarf.